Trong khi bạn lại có quá nhiều việc để làm, hộp thư của bạn vẫn liên tục báo có email mới đến cả một ngày dài. Việc kiểm tra và xử lý email đã tốn cả khối thời gian và khiến bạn không còn tâm trí cho việc khác. Vậy làm thế nào để xử lý “đống nợ” này? 4 lời giải nằm ngay bên dưới chờ bạn.
Trong quá trình tư vấn doanh nghiệp của mình, chúng tôi nhận thấy có rất nhiều người, kể cả các CEO cấp cao, đều là các nô lệ đích thực cho tài khoản email của họ. Mỗi lần chuông báo email mới vang lên, họ sẽ ngay lập tức bỏ qua công việc đang làm để kiểm tra tin nhắn tới. Và cứ mỗi lần như vậy, họ lại ngay lập tức mất đi động lực, sự tập trung và sự rõ ràng cho công việc quan trọng mà họ đang thực hiện, và kết quả là năng suất của họ trượt dốc không phanh.
Bạn sẽ trở nên năng suất hơn rất nhiều nếu như bạn biết cách quản lý hộp thư của mình một cách hợp lý. Và có thể 4 gợi ý dưới đây là điều mà bạn đang tìm kiếm.
Cách Thứ Nhất: Trả Lời Tất Cả Các Email Cùng Một Lúc
Khi trả lời email, bạn nên trả lời tất cả các email cùng một lúc chứ đừng trả lời chúng bất cứ khi nào chúng đến. Hãy cố gắng giải quyết tất cả các công việc tương tự nhau cùng một lúc, đừng để nó chiếm lấy thời gian hay tâm trí của bạn.
Cách Thứ Hai: Hãy Trả Lời Email Một Cách Ngắn Gọn Và Súc Tích
Bạn đừng nên để các tin nhắn kiểm soát cuộc sống của bạn. Thay vào đó, bạn chỉ nên xem email là một công cụ hỗ trợ cho công việc của bạn thôi.
Mỗi khi bạn cần phải trả lời một email nào đó, hãy trả lời một cách ngắn gọn, xúc tích và đi thẳng vào vấn đề. Điều này sẽ giúp bạn giảm tối đa thời gian trả lời email và giúp cho thông điệp bạn muốn truyền đi dễ hiểu hơn rất nhiều.
Cách Thứ Ba: Tạo Dựng Nhãn Và Bộ Lọc.
Nếu như bạn đang quản lý nhiều địa chỉ email khác nhau trong cùng một tài khoản, bạn nên thiết kế các nhãn và bộ lọc cho từng tài khoản.
Bằng cách này, bạn sẽ biết được đâu là các email cá nhân và đâu là các email về công việc. Bạn có thể giải quyết các email cá nhân sau mà không cần phải đọc qua chúng. Điều này sẽ giúp bạn có thêm nhiều thời gian hơn cho các công việc thật sự quan trọng khác.
Cách Cuối Cùng: Kiểm Tra Email Duy Nhất 2 Lần/ Ngày.
Bạn chỉ nên kiểm tra email 2 lần/ ngày hoặc ít hơn nếu bạn muốn. Thậm chí bạn cũng có thể không kiểm tra email vào các ngày cuối tuần để có thêm nhiều thời gian hơn bên gia đình, bạn bè, người thân và các sở thích cá nhân của bạn.
Bạn nên kiểm tra email 1 lần vào cuối giờ trưa, khi bạn đã hoàn tất các công việc trong buổi sáng. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào công việc quan trọng nhất mà bạn cần hoàn tất trong ngày.
Sau đó, bạn nên kiểm tra email lần cuối vào sau giờ ăn trưa. Sau đó, đừng kiểm tra email nữa, hãy tật trung hoàn tất các công việc bạn cần thực hiện và kiểm tra lại email vào sáng ngày hôm sau.
Khi nghe về cách thức này, có người sẽ hỏi: “Nếu như có các email cần phải trả lời gấp thì sao? Chẳng lẽ cũng để đến hôm sau?”
Câu trả lời là: Nếu như gấp, họ sẽ không gửi email. Và khi đã là email thì nó sẽ không gấp.
Có 1 doanh nhân nọ rất bận rộn với lịch trình làm việc của mình. Thế nhưng mỗi ngày anh ta đều phải dành ra vài tiếng để trả lời hơn 100 email mới. Điều này làm anh ta cảm thấy vô cùng chán nản và tốn thời gian.
Thế là một ngày kia, anh ta quyết định sẽ không trả lời bất cứ một email nào trong ngày nữa. Anh ta bấm nút xoá toàn bộ các email mới, và tập trung toàn bộ tâm trí vào các công việc quan trọng của mình.
Có một thông tin rất thú vị, đó là bây giờ anh ta vẫn chưa chết. Thậm chí còn rất thành công với công việc kinh doanh của mình.
Nếu như bạn lo rằng có những email quan trọng, bạn có thể làm theo lời khuyên của Brian Tracy, bậc thầy hàng đầu thế giới về kinh doanh.
Brian nói rằng tất cả những người năng suất nhất mà ông từng tương tác đều sử dụng các email trả lời tự động mỗi khi có một email mới đến.
Trong email tự động, họ viết: “Tôi chỉ trả lời email 2 lần duy nhất mỗi ngày bởi vì lịch trình làm việc của tôi rất kín. Tôi sẽ trả lời lại email của bạn nhanh nhất có thể. Nhưng nếu như có bất cứ điều gì khẩn cấp cần giải quyết ngay, bạn có thể gọi đến số … và nói chuyện với anh A/ chị B.”
Bằng cách ứng dụng những lời khuyên này, bạn sẽ thấy rằng email không còn là cỗ máy giết thời gian của bạn như ngày trước nữa. Chúc bạn thành công.
The OlymWorld Academy
