Đừng Cố Sức Làm Quá Nhiều Việc, Hãy Giữ Sức Để Làm Đúng Việc

Thế giới ngày nay đổi khác quá nhanh, khiến cho công việc của chúng ta cũng ngày càng chất đống. Đã bao giờ bạn trải qua cảm giác công việc cũ chưa xong thì một dự án mới lại tới, lúc nào cũng phải lo lắng về deadline, điện thoại và email reng liên tục, công việc cứ đến dồn dập như những đợt sóng nối tiếp xô bờ không hề ngơi nghỉ.

obit_bts_bruceshoot_benwolf_rev_wide-4c1cbe0bbcdcf6123edcbb040b4f3c7952f04a38-s1100-c15

Trong hoàn cảnh đó, có lẽ đến cả người khoẻ mạnh nhất cũng phải gục ngã trước hàng tấn công việc chưa được giải quyết. Và chắc chắn điều đó sẽ không có ảnh hưởng tích cực đến năng suất của bạn.

Brian Tracy, bậc thầy hàng đầu thế giới về kinh doanh từng nhận định: “Bạn không có đủ thời gian để làm mọi việc, nhưng bạn luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất.”

Rất khó để bạn có thể giải quyết toàn bộ công việc được giao, và bạn cũng không cần phải làm như vậy. Trên thực tế, trong biển công việc bạn cần hoàn tất mỗi ngày, chỉ có từ một đến ba công việc là thật sự quan trọng và mang lại kết quả cao nhất mà thôi.

Những người thành công và hiệu suất không phải là những người làm được nhiều việc nhất, họ là những người làm việc hiệu quả nhất. Và chìa khoá để làm việc hiệu quả không phải là cặm cụi làm việc cả ngày, mà là biết được đâu là những công việc mang lại nhiều giá trị nhất, sau đó cặm cụi làm các công việc đó cả ngày.

Nghe thì thật đơn giản, làm những việc có giá trị và không làm những việc không có giá trị. Nhưng khi vào thực chiến địa, chúng ta mới thấy được độ khó của nó. Bởi vì công việc là quá nhiều, để xác định và luôn duy trì được các công việc ưu tiên không phải là một nhiệm vụ đơn giản.

startup-photos (1)

Chính vì vậy mà Stephen R. Corvey, tác giả cuốn “07 thói quen thành đạt” mới nhận định: “Có hai việc khó làm nhất, đó là làm những công việc ưu tiên và tiếp tục làm những công việc ưu tiên đó.”

Để giải quyết vấn đề này, ban có thể áp dụng phương pháp ABCDE. Đây là một trong những công cụ quản lý thời gian và gia tăng năng suất hiệu quả nhất từng được phát triển. Điểm nổi trội ở phương pháp này là nó cực kì đơn giản và rất dễ làm, bạn chỉ cần dành khoảng 5 phút mỗi ngày để xác định các công việc ưu tiên của mình, và bạn sẽ thấy rằng khối lượng công việc bạn cần hoàn thành sẽ giảm đi đáng kể trong khi năng suất của bạn lại gia tăng nhanh chóng.

Áp dụng công thức ABCDE

Bạn nên kết thúc một ngày bằng việc liệt kê tất cả các công việc mà bạn cần hoàn tất trong ngày hôm sau. Sau đó, hãy xác định thứ tự ưu tiên của từng công việc bằng cách viết các chữ cái “A”, “B”, “C”, “D”, “E” bên cạnh từng nhiệm vụ.

01. Nhóm Việc A – Must Do.

Những công việc được đánh dấu chữ “A” là những công việc bạn bắt buộc phải làm, nếu không thì bạn sẽ gặp rắc rối.

Những công việc này có thể là gặp một khách hàng quan trọng nào đó, chuẩn bị bài thuyết trình cho cuộc họp cổ đông, ký kết các hợp đồng lớn hoặc hoàn thành báo cáo cho cuộc họp giám đốc sắp tới.

Nếu bạn có nhiều hơn một công việc “A” tại một thời điểm, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên bằng cách đánh dấu “A1”, “A2”, “A3”. “A1” chính là công việc quan trọng nhất, phức tạp nhất và bạn nên giải quyết công việc này đầu tiên.

02. Nhóm Việc B – Should Do.

Đây là những việc bạn nên làm, ai đó sẽ không hài lòng nếu như bạn không hoàn tất các công việc thuộc nhóm “B”, nhưng hậu quả mà nó để lại thì không nghiêm trọng như những công việc thuộc nhóm “A”.

Những việc thuộc nhóm “B” có thể là trả lời tin nhắn của một ai đó, kiểm tra thông tin cuộc họp qua email được gửi đến, v.v… nhìn chung đó là những công việc không quá quan trọng.

Có một điều bạn nên lưu ý, đó là bạn không nên thực hiện các công việc nhóm “B” nếu như vẫn còn công việc “A” chưa được hoàn tất. Đừng nên để tâm trí của bạn bị xao nhãng bởi những việc không quan trọng.

pexels-photo

03. Nhóm Việc C – Nice To Do.

Đây là nhóm vô thưởng vô phạt, những công việc ở nhóm này bạn làm cũng được, không làm cũng chẳng sao.

Các công việc đại diện cho nhóm “C” có thể là thưởng thức một tách cà phê, ăn trưa cùng đồng nghiệp, gọi điện thoại cho bạn bè, v.v… Những việc thuộc nhóm này hầu như không mang lại nhiều tác động đến sự nghiệp và cuộc sống của bạn.

04. Nhóm Việc D – Delegate.

Đây là nhóm việc mà bạn nên chú ý đến nhất. Chìa khoá để giảm bớt công việc để bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng nhất là loại bỏ các công việc không quá quan trọng hoặc giao nó lại cho một người khác.

Bạn đừng nên quá cầu toàn khi giao nhiệm vụ lại cho người khác. Hãy ứng dụng nguyên tắc 70%. Nếu như người đó có thể hoàn thành công việc được bằng 70% khi bạn làm, hãy cứ giao phó công việc đó cho họ để bạn tập trung vào nhóm công việc “A” – những công việc mà chỉ bạn mới có thể giải quyết.

05. Nhóm Việc E – Eliminate

Cuối cùng là các công việc thuộc nhóm “E”, các công việc có thể được loại bỏ. Đây là những công việc không mang lại giá trị, và cách tốt nhất để giải quyết chúng là không làm gì cả.

Câu nói đắt giá nhất trong quản lý thời gian là “Less Is More” – “Càng Ít Thì Càng Nhiều.” Bạn đừng nên biết quá nhiều thứ, hiểu quá nhiều điều hay làm quá nhiều việc nhưng không mang lại nhiều kết quả. Nên biết ít thôi, hiểu ít thôi, làm ít thôi, nhưng tập trung vào những điều thật sự có giá trị, và kết quả sẽ là minh chứng rõ ràng nhất cho năng lực của bạn.

The OlymWorld Academy