Khi nhắc đến 2 chữ “hiệu suất”, nhiều người sẽ liên tưởng ngay đến hình ảnh 1 người luôn đi theo guồng quay công việc, luôn đang trong trạng thái hoạt động và làm việc mọi lúc. Trên thực tế, đó chưa chắc đã là 1 người năng suất. Đó có thể chỉ là 1 người bận rộn thôi. Người năng suất là người có thể tạo ra kết quả công việc, còn người bận rộn đơn giản chỉ là làm nhiều việc thôi.
Thế nhưng khó hiểu thay, hầu hết mọi người lại muốn trở thành người bận rộn chứ chưa chắc đã muốn trở thành người năng suất. Rất nhiều người luôn giữ cho bản thân bận rộn bằng các công việc nhỏ, không quan trọng nhưng dễ làm, sau đó họ tự nhủ với bản thân rằng: “Tôi đang tạo ra năng suất đây, tôi đang làm việc đây, tôi đang có hoạt động đây, v.v…” cho dù năng suất công việc của họ thì chưa bao giờ cao như họ mong muốn.
Tim Ferriss, tác giả cuốn “tuần làm việc 4 giờ” từng nói: “Bận rộn chỉ là 1 hình thái của sự lười biếng – lười suy nghĩ và hành động bừa bãi.” Những người năng suất nhất không phải là những làm việc nhiều nhất, mà là những người làm việc hiệu quả nhất.
Họ hiểu rõ vai trò tối quan trọng của sự loại bỏ. Câu nói dẫn lối cho họ là “Less is more and More is less.”
Họ luôn tập trung vào những việc quan trọng. Họ luôn giữ bên mình 1 danh sách các công việc cần làm và 1 danh sách các công việc nhất quyết sẽ không làm để giúp họ luôn đi đúng hướng, và 5 phương pháp dưới đây sẽ giúp bạn thiết lập được 2 loại danh sách đó.
01. Nếu bạn chỉ có thể làm việc hai giờ mỗi ngày, bạn sẽ làm gì?
Hãy giả định, chỉ là giả định thôi, rằng bạn vừa trải qua 1 cuộc phẫu thuật tim và bác sĩ bảo rằng nếu như bạn làm việc quá 2 tiếng mỗi ngày, bạn sẽ có nguy cơ tử vong. Vậy bạn sẽ sử dụng 2 tiếng làm việc mỗi ngày như thế nào?
Hầu hết tất cả mọi người đều bị ám ảnh lý thuyết “8 giờ sáng 5 giờ chiều.” Không có nghiên cứu khoa học nào chỉ ra rằng bạn cần phải làm việc đủ 8 tiếng mỗi ngày mới có thể đạt được chỉ tiêu doanh số. Ngược lại, nguyên tắc 80/20 còn chỉ ra rằng chỉ có 20% số thời gian trong ngày của bạn là thật sự tạo ra năng suất, số thời gian còn lại hầu như chỉ là để giải quyết những công việc không quan trọng với công việc.
Vì vậy, hãy xác định đâu là những công việc thật sự quan trọng và tập trung vào nó.
02. Nếu ai đó dí súng vào đầu bạn và bắt bạn phải dừng 80% những hoạt động đang tiêu tốn thời gian mà không mang lại hiệu quả, bạn sẽ loại bỏ những hoạt động nào?
Sự loại bỏ cần có tính chủ đích. Bạn cần chủ động loại bỏ các cuộc tán gẫu không cần thiết, thời gian kiểm tra email hay lướt facebook, các khách hàng hay nhà cung cấp không mang lại hiệu quả, v.v… Hãy loại bỏ những điều không quan trọng để chỉ tập trung vào những điều quan trọng nhất. Câu hỏi này sẽ giúp bạn luôn đi đúng hướng.
03. Ba hoạt động bạn thường làm trong thời gian rảnh để giết thời gian là gì?
Những công việc quan trọng thường là những công việc không mấy dễ chịu – hay Brian Tracy, bậc thầy số 1 thế giới về kinh doanh – vẫn quen gọi là những con ếch trong cuộc sống.
Đó có thể là thực hiện 1 cuộc gọi cho khách hàng, đàm phán với đối tác, tìm nhà cung cấp mới, v.v… những điều này không mấy dễ chịu bởi vì bạn có thể gặp thất bại hoặc bị từ chối. Và để trì hoãn không “ăn những con ếch” này, bạn sẽ dành thời gian của mình để thực hiện những công việc không quan trọng nhưng dễ chịu. Đừng như vậy, hãy nhận diện những tấm bình phong của bạn và loại bỏ chúng.
04. Nếu tôi chỉ có thể làm duy nhất 1 việc này trong ngày, liệu tôi có hài lòng với ngày hôm nay?
Đừng bao giờ làm việc nếu như không có kế hoạch từ trước đó. Hãy lên kế hoạch những việc bạn cần làm vào ngày hôm sau trong đêm trước đó.
Một lưu ý khác là bạn cũng đừng nên đặt quá 2 nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày. Nếu như có quá nhiều việc “có vẻ quan trọng”, hãy phân loại mức độ quan trọng của chúng bằng cách tự hỏi: “Nếu tôi chỉ có thể làm duy nhất 1 việc này trong ngày, liệu tôi có hài lòng với ngày hôm nay?”
Cuối cùng, nếu 1 công việc cấp bách xảy đến như có 1 cuộc điện thoại không quan trọng hoặc đồng nghiệp nhờ bạn làm 1 việc gì đó, hãy tiếp tục nắm thế chủ động bằng cách tự hỏi: “Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không làm việc này? Có đáng để dừng công việc quan trọng tôi đang làm để giải quyết việc đó không?”
5. Tôi có đang làm việc đa nhiệm không
Thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng 1 lúc là 1 trong những nguyên nhân dẫn đến sự thiếu hiệu quả trong công việc.
01 thợ săn nọ vào rừng và bắt gặp 3 con thỏ đang chạy về 3 hướng khác nhau. Anh ta cố gắng để bắt cả 3 con thỏ cùng 1 lúc, nhưng kết quả thì như bạn đã biết, anh ta ra về mà chẳng bắt được con nào cả.
Đa nhiệm cũng giống như vậy. Chính vì vậy tôi mới khuyên bạn chỉ nên đặt ra 2 nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện trong ngày. Sự xao nhãng sẽ gây ra nhiều gián đoạn hơn, làm giảm sự tập trung, hiệu suất công việc giảm sút và sự thoả mãn trong công việc cũng dần mất đi.
Ứng dụng quy luật Parkinson.
Quy luật Parkinson phát biểu rằng: Mức độ quan trọng và phức tạ của một nhiệm vụ tỷ lệ thuận với thời gian được giao để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Nếu cấp trên giao cho bạn 24 giờ để hoàn thành 1 dự án, áp lực thời gian sẽ buộc bạn phải luôn thực hiện những điều quan trọng nhất.
Nhưng cũng cùng dự án đó, nếu cấp trên cho bạn một tuần để hoàn tất thì phần lớn mọi người sẽ dành ra sáu ngày để quan trọng hoá vấn đề lên.
Còn nếu cấp trên cho bạn một tháng để hoàn thành dự án thì sao? Đó chắc chắn sẽ là một thảm hoạ.
Chính vì vậy, để gia tăng năng suất công việc, hãy đặt ra cho mình những hạn chót ngắn nhất và hợp lý nhất có thể. Khi đó bạn sẽ ngạc nhiên về khả năng của bản thân mình.
The OlymWorld Academy
