Cho dù bạn là chủ của công ty, nhưng đội ngũ nhân sự của bạn mới là người thật sự vận hành nó. Vì vậy, thành hay bại của tổ chức phần lớn đều phụ thuộc vào năng lực và hiệu suất làm việc của các thành viên trong tổ chức.
Nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng có rất nhiều chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý ở Việt Nam thường xuyên có thói quen ôm đồm quá nhiều việc. Các “Chief Everything Officer” này thường không hài lòng với năng lực của các nhân viên, và vì muốn công việc được hoàn thành một cách hoàn hảo, họ có xu hướng thực hiện tất cả các công việc phát sinh trong tổ chức. Điều này khiến cho không ít các chủ doanh nghiệp và các cấp quản lý ngày nay thường xuyên ở trong tình trạng căng thẳng, mệt mỏi và không thể cân bằng được công việc và cuộc sống.
Tiến sĩ John C. Maxwell, chuyên gia hàng đầu thế giới về nghệ thuật lãnh đạo do Business Insider, Inc. Magazine bình chọn từng nói: “Câu hỏi cần đặt ra không phải là liệu bạn có thể làm hết được mọi việc hay không, mà câu hỏi cần đặt ra là đến khi nào thì bạn mới nhận ra rằng bản thân không thể làm được hết tất cả mọi việc.”
Theo tiến sĩ Maxwell thì “1” là con số quá nhỏ cho những điều vĩ đại. Thành công của một doanh nghiệp sẽ được cấu thành từ nỗ lực của tất cả các thành viên trong tổ chức. Chính vì như vậy, một trong những ưu tiên quan trọng nhất của nhà lãnh đạo là đào tạo và phát triển con người trong tổ chức của anh ta.
Để hỗ trợ bạn trong quá trình đào tạo và phát triển năng lực cho các thành viên trong tổ chức, tạp chí Inc-asian đã nghiên cứu và bình chọn ra 5 cách thức hiệu quả nhất để gia tăng năng suất cho bản thân bạn và đội nhóm của bạn. Cùng điểm qua 5 cách thức này nhé.
1. Làm Rõ Các Ưu Tiên
Theo nguyên lý Pareto hay nguyên lý 80-20 thì trong tất cả những công việc mà bạn làm, sẽ luôn có 20% số công việc tạo ra 80% thành quả. Và theo Brian Tracy, bậc thầy hàng đầu thế giới về kinh doanh và phát triển năng lực cá nhân, chìa khóa để tối đa hoá năng suất làm việc là chỉ tập trung vào 20% số công việc quan trọng này và nói “không” với tất cả những công việc khác.
Để gia tăng năng suất cho các thành viên trong tổ chức, bạn nên dành thời gian để giúp họ làm rõ các ưu tiên trong công việc của mình. Sau đó yêu cầu họ chỉ tập trung vào những công việc ưu tiên này cho đến khi chúng được hoàn tất. Điều này sẽ giúp họ có được một cái nhìn rõ ràng về những công việc cần làm và gia tăng năng suất làm việc của họ lên đáng kể chỉ trong một khoản thời gian ngắn.
2. Loại Bỏ Những Công Việc Không Quan Trọng
Trong thế giới bộn bề công việc như ngày nay, chúng ta không có đủ thời gian để làm tất cả mọi việc, nhưng chúng ta sẽ luôn có đủ thời gian để làm những công việc quan trọng nhất.
Trong cuốn “Eat that frog” nổi tiếng của mình, tác giả Brian Tracy đã nhận định rằng ngôn từ mạnh mẽ nhất trong quản lý thời gian và tạo ra năng suất là từ “Không.” Chỉ khi chúng ta dũng cảm nhận diện và nói “Không” những công việc không mang lại giá trị để tập trung hoàn toàn vào những công việc quan trọng nhất, khi đó chúng ta mới có thể tối đa năng suất tạo ra để tối ưu thành tựu nhận về.
3. Giúp Đỡ Nhân Viên Thực Hiện Nhiệm Vụ Của Họ
Rất nhiều nhà quản lý ngày nay có một thói quen uỷ quyền làm suy giảm đáng kể hiệu suất làm việc của các thành viên trong tổ chức. Khi có một công việc nào đó, họ sẽ đến gặp người phụ trách công việc này và nói: “Tôi cần anh hoàn thành bản báo cáo này trước 17h ngày thứ tư, thế nhé!” Sau đó họ bỏ đi và không có thêm bất cứ hướng dẫn nào nữa.
Hình ảnh trên không phải là uỷ quyền, mà đó là bỏ rơi. Các nhân viên của bạn sẽ khó có thể hoàn thành công việc được giao nếu như không nhận được những sự giúp đỡ cần thiết từ phía bạn. Nếu như bạn tận tình giúp đỡ và hướng dẫn các nhân viên mỗi khi họ cần đến bạn, không những công việc sẽ được hoàn thành trôi chảy hơn, mà mối quan hệ giữa bạn và người nhân viên đó cũng như nhiệt huyết cống hiến của anh ta cũng sẽ gia tăng đáng kể.
4. Tạo Dựng Một Môi Trường Thúc Đẩy Sự Tự Tin
Chúng ta sẽ có xu hướng làm việc chăm chỉ hơn khi chúng ta cảm thấy bản thân được tôn trọng và yêu quý. Đó cũng là một trong những nguồn cảm hứng mạnh mẽ nhất để thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên, nhưng cũng là một trong những điều mà các nhà quản lý thường bỏ quên nhất.
Mỗi một thành viên trong tổ chức là một cá thể hoàn toàn riêng biệt, vì vậy, bạn nên dành thời gian để tìm hiểu xem đâu là cách thúc đẩy sự tự tin hiệu quả nhất cho từng người trong tổ chức của bạn. Ví dụ, một số người sẽ thích được khen ngợi công khai, nhưng một số người khác lại thích những lời khen tặng riêng tư.
Sau khi đã tìm ra được đâu là những cách thức hiệu quả nhất giúp thúc đẩy sự tự tin của các thành viên trong tổ chức, bạn nên xây dựng những cách thức cụ thể để giúp họ phát triển sự tự tin. Bạn có thể cho họ cơ hội để đào tạo cho một bộ phận khác, cho họ cơ hội được thuyết trình dự án trước cấp trên, cho họ cơ hội được thực hiện một dự án quan trọng, …
Cấp dưới của bạn sẽ làm việc chăm chỉ vì tiền lương hàng tháng bạn gửi cho họ, nhưng họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn nữa nếu như bạn có thể khiến họ cảm thấy yêu mến bản thân mình. Khi được trao cơ hội và ghi nhận đúng cách, họ sẽ tự nhiên trở nên năng suất và cảm thấy hạnh phúc hơn rất nhiều.
5. Thường Xuyên Ghi Nhận Phản Hồi Từ Cấp Dưới
Theo anh Nguyễn Khắc Long, chuyên gia huấn luyện năng lực doanh nghiệp và là truyền nhân của cả ba bậc thầy hàng đầu thế giới Jack Canfield, Brian Tracy và John C. Maxwell, thì sẽ luôn có 3 sai lầm phổ biến ở trong một tổ chức. Một là có một số người được giao quá nhiều việc, hai là có một số người được giao quá ít việc, và ba là có một số người bị đặt sai vị trí.
Để tối đa hoá năng lực và hiệu suất làm việc của cấp dưới, một trong những cách thức tốt nhất là đặt họ vào đúng vùng sở trường của họ. Tiến sĩ John C. Maxwell từng nhận định: “Bạn giỏi hơn ít nhất 10.000 người trong một lĩnh vực nào đó.” Khi được làm những công việc trong vùng sở trường, cấp dưới của bạn không những sẽ thể hiện hết năng lực của bản thân, mà họ còn cảm thấy yêu quý và muốn cống hiến cho công việc nhiều hơn nữa.
Công cụ hữu hiệu nhất để xác định được đâu là vùng sở trường của một người là thường xuyên tương tác, ghi nhận và đánh giá các phản hồi của anh ta. Trong quá trình làm việc, điểm mạnh của các thành viên trong tổ chức sẽ dần bộc lộ, và khi đó bạn sẽ có đủ thông tin để xem đâu là vị trí phù hợp nhất cho từng người để tối đa hoá năng lực sẵn có của họ.
Ngoài những công cụ ở trên, bạn cũng nên dành thời gian để đào tạo và phát triển năng lực cá nhân cho các thành viên trong tổ chức. Điều này sẽ khiến bạn phải đầu tư rất nhiều thời gian và tâm huyết, nhưng khi đội ngũ nhân sự đã vững mạnh, khi đó công sức của bạn sẽ được đền đáp và các kết quả mà tổ chức nhận về sẽ gia tăng nhanh chóng.
The OlymWorld Academy
