07 Liều Thuốc Cho Các Cuộc Họp Không Hiệu Quả

Các cuộc họp không hiệu quả là một trong ba kẻ cắp thời gian lớn nhất trong các tổ chức. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng: 50% thời gian trong công việc là dành để họp. Và với hầu hết mọi người, 50% thời gian họp của họ là không hề hiệu quả. Vì vậy, 25% thời gian trong công việc của hầu hết mọi người đang bị lãng phí chỉ bởi vì họ không biết cách để họp hành một cách hiệu quả.

3807054_2

Tuy vậy, họp hành không hề xấu. Trên thực tế, họp là một trong những công cụ hoạt động quan trọng nhất trong kinh doanh. Nó giúp chúng ta giải quyết vấn đề, truyền đạt thông tin và đo lường hiệu quả. Tuy nhiên, chúng cần phải được sử dụng một cách khôn ngoan và chủ đích.

Nếu như các cuộc họp không hiệu quả là vấn đề bạn đang phải đối mặt thì 7 liều thuốc dưới đây có lẽ là điều bạn đang tìm kiếm.

01. Không Họp

Cách đầu tiên để tăng hiệu quả cuộc họp là không tổ chức cuộc họp nào hết.

Khi nhìn lại, chúng ta sẽ thấy rằng có rất nhiều cuộc họp không nhất thiết cần phải được tổ chức. Đôi khi để đạt được mục tiêu của cuộc họp đó, ta chỉ cần gửi cho các thành viên một văn bản chi tiết, tổ chức một cuộc gọi từ xa hoặc đơn giản chỉ cần gặp mặt trực tiếp với một cá nhân nào đó. Nếu như không cần thiết phải họp thì tốt nhất là không cần họp.

Nếu như cuộc họp là cần thiết, bạn nên hỏi người chủ trì cuộc họp rằng: “Tôi có cần tham gia cuộc họp này không?” Nếu như bạn không cần tham gia, tốt nhất là đừng nên có mặt. Nếu như bạn là người chủ trì cuộc họp và bạn biết rằng một ai đó không nhất thiết phải tham dự, bạn nên cho người đó biết rằng anh ta không cần phải có mặt.

02. Lên Lịch

Tiếp theo, nếu như cuộc họp cần được tổ chức, bạn nên lên một lịch trình cụ thể cho tất cả các thành viên.

Một trong những nguyên nhân chính khiến cho các cuộc họp trở nên không hiệu quả là bởi vì các thành viên không bám vào mục tiêu chính của cuộc họp mà bị lạc hướng sang một chủ đề khác.

Vì vậy, trước khi bắt đầu cuộc họp, bạn nên xác định rõ ràng đâu là mục tiêu cụ thể cần đạt được sau cuộc họp đó. Sau đó, bạn nên lên một danh sách tất cả các vấn đề sẽ được thảo luận và ai sẽ là người giải quyết từng vấn đề trong số đó.

Bạn nên gửi cho các thành viên bản danh sách này 24 tiếng trước khi cuộc họp bắt đầu để tất cả mọi người đều biết được họ sẽ cần phải làm gì trong cuộc họp. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

people-woman-coffee-meeting

03. Đúng Giờ

Nếu như bạn đã quyết định thời gian của cuộc họp là từ 8h đến 9h, hãy bắt đầu họp vào đúng 8h và kết thúc vào đúng 9h, đừng nên vì bất cứ lí do nào mà kéo dài thời gian cuộc họp ra.

Một trong những quy tắc quan trọng nhất trong họp hành là đừng bao giờ chờ những người tới trễ. Hãy cứ giả định rằng những người tới trễ sẽ không tới và cứ bắt đầu cuộc họp như bình thường.

Sẽ thật bất công khi trừng phạt những người tới sớm bằng cách bắt họ chờ những người đến trễ. Điều này sẽ khiến cho những người đến sớm nảy sinh tâm lý đến trễ vào những lần sau. Bằng cách luôn bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ, bạn có thể chắc chắn rằng những người đến trễ sẽ đến đúng giờ vào những lần sau.

04. Quan Trọng

Bạn cũng nên áp dụng quy luật 80/20 vào các cuộc họp. Bạn nên thiết kế cuộc họp sao cho 20% các vấn đề quan trọng sẽ được thảo luận đầu tiên. Bằng cách này, nếu như không có đủ thời gian, bạn vẫn có thể giải quyết xong các công việc quan trọng chiếm đến 80% kết quả của cuộc họp.

05. Tổng Kết

Mỗi khi thảo luận xong một vấn đề nào đó trong cuộc họp, cách tốt nhất để chắc chắn rằng mọi người đều rõ ràng và đồng ý với quyết định cuối cùng là tổng kết lại kết quả của vấn đề đó. Bạn nên đưa ra lời tổng kết cho từng vấn đề trước khi chuyển sang bàn luận vấn đề kế tiếp.

pexels-photo-630839

06. Uỷ Quyền

Có rất nhiều cuộc họp không đi đâu về đâu là bởi vì sau khi kết thúc, các thành viên không biết họ cần phải làm gì tiếp theo để giải quyết các vấn đề đã được thảo luận trong cuộc họp.

Mỗi khi đi đến kết luận cuối cùng cho một vấn đề, bạn nên ngay lập tức giao vấn đề đó lại cho một thành viên cụ thể, thống nhất những việc cần làm và đặt ra một hạn chót rõ ràng. Một cuộc họp mà không đưa ra được các công việc cần thực hiện, ai sẽ là người thực hiện các công việc đó và hạn chót cuối cùng để hoàn thành công việc thì đó chỉ là một cuộc trò chuyện cho vui mà thôi.

07. Văn Bản

Cách cuối cùng để gia tăng hiệu quả của cuộc họp là bạn nên gửi lại văn bản của cuộc họp cho các thành viên. Điều này sẽ giúp bạn tránh được sự hiểu lầm có thể phát sinh trong quá trình thực thi công việc.

Mong rằng 7 cách đơn giản này sẽ giúp bạn có những cuộc họp hiệu quả và tạo ra kết quả thực tiễn. Chúc bạn thành công!

The OlymWorld Academy